Размер компании - неверный вопрос. Готовность определяют пять условий, и если не выполнено хотя бы одно, обычно разумнее подождать квартал, чем покупать.
Содержание7 разделов
Размер - неверный вопрос
Обычно спрашивают так: «мы уже достаточно большие для этого?»
Полезного ответа у него нет, потому что арифметика, которая всё решает, с численностью не связана. У прокатной компании из двенадцати человек с четырьмя сотнями броней в месяц работы, которую можно автоматизировать, больше, чем у консалтинга из двухсот человек, где каждый проект уникален. Размер коррелирует с парой важных вещей и не предсказывает ни одну из них достаточно точно, чтобы этим пользоваться.
Решают пять условий, и если не выполнено хотя бы одно, обычно стоит подождать квартал.
Первое: объёма должно хватить, чтобы окупить разработку
В экономике автоматизации фиксированные затраты делятся на число прогонов. Одна эта фраза объясняет большинство разочаровавших проектов.
Процесс, который идёт четыреста раз в месяц и экономит пятнадцать минут за раз, - понятный случай. Тот же процесс при восьмидесяти прогонах в месяц стоит в разработке столько же, а выгоды приносит впятеро меньше, и честную арифметику обычно не проходит, хотя экономия за прогон та же.
Берите объём из своих систем, а не из опроса, считайте по слабому месяцу, а не по хорошему, и спросите, как выглядит окупаемость, если объём не вырастет никогда. Остальную арифметику разбирают четыре вопроса, ломающие большинство расчётов окупаемости.
Второе: процесс должен устояться
К концу срока окупаемости, и уж точно на протяжении двенадцати недель, которые наш протокол занимает от диагностики до работающей системы, процесс должен оставаться по сути тем же.
Проверка конкретная. Опишите шаги такими, какими они были полгода назад, и такими, какие сейчас. Если разница в пограничных случаях, всё в порядке, для них и существует очередь исключений. Если сама последовательность менялась дважды, вы автоматизируете чертёж, который ещё рисуют, а процесс с заметными ежемесячными изменениями будет перестроен минимум трижды за эти двенадцать недель, ещё до всякой окупаемости.
Дождаться, пока он устоится, гораздо дешевле, чем перестраивать.
Третье: кто-то внутри должен им владеть
Это один названный человек, у которого процесс записан в обязанности после ухода подрядчика и который вправе менять его без комиссии.
Это не обязательно тот, кто подписал договор, и обычно не самый старший по должности. Работа владельца неблагодарная: смотреть очередь исключений, замечать перемены в нагрузке, решать, что делать с новым пограничным случаем, написать правило или отдать человеку.
Автоматизация без владельца деградирует тихо, в этом и беда. Дашборды продолжают выглядеть нормально, пока исключения копятся, а сотрудники изобретают обходные пути мимо системы. Если вы не можете назвать этого человека до начала проекта, начните с этого. Это ничего не стоит, а исход предсказывает надёжнее всего остального.
Четвёртое: бардак в данных должен быть безобидным
| Вид бардака | Автоматизировать сейчас? | Почему |
|---|---|---|
| Пропущенные поля | Да | Процесс может запросить недостающее, и пробелы видны тогда, когда важны |
| Разнобой форматов | Да | Приведение к одному виду дёшево и механично |
| Устаревшие записи | Обычно да | Автоматика вскрывает устаревание быстрее людей |
| Две системы расходятся | Нет | Автоматизация быстро действует по противоречивым данным |
Условие здесь одно: принято решение о том, какой источник главный по каждому полю, от которого зависит процесс. Чистоты данных оно не требует. Без такого решения автоматизация бардак не чистит, а цементирует, и ошибка из расхождения уходит дальше раньше, чем человек успел бы её заметить.
Пятое: узкое место должно быть действительно здесь
Дороже всего эта ошибка обходится, когда прекрасно автоматизированный бэк-офис приделан к компании, чья настоящая беда в том, что к ней недостаточно обращаются.
Операционная автоматизация ускоряет работу с уже имеющимся спросом. Если не хватает именно спроса, вы будете быстрее делать меньший объём: прирост настоящий, но в выручке его не видно. Каким бы ни был выигрыш, он случается в автоматизированной части, а не во всей компании, и если узкое место не в ней, эффект для компании близок к нулю.
Проверить просто: спросите, что случится, если процесс станет вдвое быстрее. Если ответ «сделаем больше работы, и у неё есть выручка», то проект правильный. Если ответ «все будут ждать с большим комфортом», то деньги лучше потратить на то, чего они ждут.
Что делать с ответом «пока рано»
Правильная реакция редко состоит в том, чтобы ничего не делать квартал.
Измеряйте. Выгрузите отметки времени, посчитайте объём слабого месяца, назовите владельца и решите, какая система главная по каждому спорному полю. Эта работа полезна независимо от того, дойдёт ли дело до автоматизации, она укорачивает будущий проект, и это ровно тот аудит, который описан в посте что обязан выдать аудит процессов и показан на живой операции в неделе замеров.
Мы отказываем проектам по этим основаниям, и стоит прямо сказать, что это в наших интересах не меньше, чем в ваших. Проект, не проходящий арифметику, всё равно не пройдёт её после того, как нам заплатили, а рекомендация стоит дороже гонорара.
Часто задаваемые вопросы
Есть ли численность, ниже которой автоматизация не имеет смысла никогда?
Нет, и то, что этот порог продолжают искать, и есть причина, по которой на вопрос отвечают плохо. Арифметику определяет то, как часто идёт процесс и сколько занимает каждый прогон, а ни то ни другое с численностью надёжно не связано. У прокатной компании из двенадцати человек с четырьмя сотнями броней в месяц работы, которую можно автоматизировать, больше, чем у консалтинга из двухсот человек, где каждый проект свой. Кое-что численность всё же предсказывает, хотя и косвенно: в маленьких компаниях чаще нет человека, способного принять результат после сдачи, а в больших чаще встречаются процессы, о которых три отдела не могут договориться. Оба препятствия настоящие, но они про владение и про согласие, а не про размер, и проверять их надо напрямую, а не выводить из числа сотрудников.
Насколько устойчивым должен быть процесс?
Настолько, чтобы к концу срока окупаемости, и уж точно на протяжении двенадцати недель, которые наш протокол занимает от диагностики до работающей системы, он оставался по сути тем же процессом. Требование мягче, чем кажется, потому что операционные процессы обычно куда устойчивее, чем считают те, кто их ведёт: еженедельно меняются как правило исключения, а не основной путь. Проверка конкретная: опишите шаги такими, какими они были полгода назад, и такими, какие они сейчас, и посмотрите, в чём разница, в последовательности или только в пограничных случаях. Если сама последовательность менялась дважды, процесс всё ещё проектируется, и автоматизировать его сейчас значит оплачивать перестройку каждый месяц, пока он не устоится. Подождать намного дешевле, чем перестраивать.
Что на практике значит «есть владелец»?
Один названный человек внутри вашей компании, у которого этот процесс записан в обязанности после ухода подрядчика и у которого хватает полномочий менять его без созыва комиссии. Это не тот, кто подписал договор, и обычно не самый старший из участников. Работа владельца неблагодарная, но от неё зависит всё: он смотрит очередь исключений, замечает, когда меняется характер нагрузки, решает, что делать с новым пограничным случаем (написать правило или отдать человеку), и он же говорит, что что-то не так, раньше, чем это скажет отчётность. Автоматизация без владельца деградирует тихо, потому что дашборды продолжают выглядеть нормально, пока исключения копятся, а сотрудники изобретают обходные пути мимо системы. Если вы не можете назвать этого человека до начала проекта, начните с этого: это ничего не стоит.
У нас бардак в данных. Сначала чистить или сначала автоматизировать?
Целиком зависит от того, какой это бардак, и различить это можно за десять минут до решения. Пропуски и разнобой в форматах обычно можно автоматизировать как есть, потому что процесс можно построить так, чтобы он запрашивал недостающее, и на практике автоматизация такой бардак скорее лечит, делая дыры видимыми ровно в тот момент, когда они важны. Опасны противоречия: две системы расходятся в одном и том же факте, и правила, какая из них главнее, нет. Автоматизация такой бардак не чистит, а цементирует: система быстро действует по неверным данным там, где раньше человек поймал бы ошибку, зная, что вторая система надёжнее. Условие здесь одно: решено, какой источник главный по каждому полю, от которого зависит процесс. Безупречной чистоты данных оно не требует.
